「“やること”ではなく、“いつやるか”が鍵になる」

仕事をしていると、「物事を予定どおりに進める人」と「予定が大きくずれてしまう人」がいることに気づきます。面白いのは、この二者の間に、必ずしも能力的な大きな差があるわけではないという点です。にもかかわらず、プロジェクトの進捗や成果には、しばしば大きな違いが生まれます。

私はこれまで、さまざまな業種の方と仕事をご一緒してきましたが、そういった違いを見るたびに「何が成果の差を生むのだろう？」と考えることがあります。最近、その一つの答えとして思っているのが、「タスクを“時間の幅”として捉えているかどうか」という点です。

私たちは日々、タスクを自分や他人に課す場面に直面します。とくに仕事では「これとこれをお願いします」といった形で、依頼や指示が飛び交い、そのすべてには必ず“期限”がついて回ります。形式上「いつでもいいよ」と言われることがあっても、それは「できるだけ早く」という意味とあまり変わらないのが実情です。

多くの人は、やるべきことをリストアップし、期限を設け、日々のスケジュールに落とし込もうとします。けれども、タスクが積み上がるにつれて、どこから手をつけていいかわからなくなり、「あれもしなきゃ」「これもやらなきゃ」と、強迫観念に追われてしまうこともあるでしょう。私自身、そういった経験は数えきれないほどあります。

そうなってしまう原因の一つは、タスクを“やるべきこと”としてだけ捉えてしまい、その裏にある「時間の重み」を見落としてしまうことではないでしょうか。

どんなに小さなタスクであっても、必ず時間はかかります。たとえばコピーを1枚とるだけでも、コピー機まで歩き、ボタンを押し、紙を受け取るという一連の時間が発生します。私たちは、この「タスクには必ず時間が伴う」という事実を忘れがちです。

だからこそ、タスクを設定するときには、あらかじめ「いつ、どれくらいの時間をかけて行うか」を一緒に決めておくことが、とても大切なのではないかと思います。「この日のこの時間に、この作業をしよう」と、あらかじめ時間をブロックしておくのです。

もちろん、予定通りにいかないこともあるでしょう。でも、「この時間にやる」と決めておくだけで、精神的な負担はかなり軽くなるように感じます。自由な時間に憧れはありますが、自由だからこそ「何から始めればいいか」で悩んでしまうのもまた現実です。

生産性を高めるために必要なのは、「ある時間に、何をするか」が明確になっていることだと私は思います。「やることが多すぎて、それどころじゃないよ」という声も聞こえてきそうですが、やることが多いからこそ、無駄な迷いを減らす工夫が必要なのです。

結局、優先順位を考えすぎると、どれも大切に思えて決めきれないというジレンマに陥りがちです。だからこそ、タスクが決まった時点で「いつやるか」を決めてしまう。これが、意外なほど大きな効果をもたらすのではないでしょうか。

タスクには、常に時間の枠が必要だと私は思います。「時間の中にタスクを配置する」という考え方が、日々の生活や仕事を、少しだけラクに、そして効率的にしてくれるかもしれません。